Conditions générales de reprise et de cession du mobilier

Le service Mobilier seconde vie

Mobilier seconde vie est un service géré par Saônoise de Mobiliers (SDM), permettant aux établissements publics clients de l’UGAP de proposer du mobilier usagé à la reprise, en vue de son réemploi ou de son reconditionnement.

Le formulaire permet de déclarer le mobilier disponible et de transmettre les informations nécessaires à l’étude de la demande : coordonnées, lieux de collecte, types de meubles, quantités, volumes estimés, descriptions et photographies.

Le périmètre du dispositif

Le dispositif s’applique exclusivement en France métropolitaine, hors Corse, pour un gisement d’un volume strictement supérieur à 20 m³.

Lorsque la demande porte sur plusieurs sites, le seuil de 20 m³ s’apprécie par site de collecte. Des sites proches peuvent toutefois être regroupés dans une même tournée avec l’accord préalable de SDM ; le seuil s’apprécie alors sur le volume total de la tournée.

Il concerne le mobilier relevant du périmètre du marché UGAP n° 417483 attribué à SDM, notamment les chaises scolaires, les tables, les meubles de rangement et les autres mobiliers éducatifs compatibles avec ses capacités de reconditionnement.

Toute demande fait l’objet d’une étude et nécessite l’accord préalable de SDM. Le respect du seuil de volume ne vaut pas acceptation automatique du mobilier.

L’accord de l’autorité propriétaire

La cession du mobilier nécessite l’accord préalable de l’autorité propriétaire, dans le respect des règles applicables à la gestion et à la cession de ses biens.

Le demandeur doit être habilité à agir pour le compte de l’établissement concerné. S’il n’est pas lui-même compétent pour autoriser la cession, il lui appartient de faire obtenir cette autorisation avant la collecte.

Pour le mobilier appartenant à une personne publique, l’autorité compétente vérifie que les conditions de sa cession à SDM sont réunies et accomplit les formalités nécessaires. Les présentes conditions ne remplacent pas cette décision.

Lorsque la cession sans contrepartie financière est autorisée, SDM ne verse aucun prix de rachat pour le mobilier remis. L’autorisation de cession et les documents permettant de la justifier doivent être disponibles avant l’enlèvement.

La déclaration et l’étude de la demande

Le demandeur indique les types de meubles proposés, leurs quantités approximatives, leur état général et le volume estimé. Il joint des photographies représentatives du mobilier et signale les défauts importants connus, les éléments manquants significatifs ainsi que toute contamination ou infestation susceptible d’affecter le réemploi ou la sécurité de la collecte. Un inventaire détaillé meuble par meuble n’est pas exigé au stade de la déclaration.

Il précise également les conditions de collecte : adresse de chaque site, emplacement du mobilier, étage, ascenseur, escaliers, accès du véhicule, stationnement, besoins éventuels de démontage et période souhaitée.

L’envoi du formulaire nécessite de cocher la case d’acceptation des présentes conditions générales. Cette acceptation permet l’étude de la demande ; elle ne constitue ni une autorisation de cession par l’autorité propriétaire, ni un accord de reprise de SDM.

L’e-mail de confirmation atteste uniquement de l’enregistrement de la demande. Il ne confirme ni l’acceptation du mobilier ni un rendez-vous de collecte.

SDM examine le gisement et les possibilités logistiques. Elle peut demander des informations ou photographies complémentaires, ou proposer, si nécessaire, une évaluation sur site avant de communiquer sa décision. Toute évaluation sur site ou collecte est réalisée uniquement sur rendez-vous convenu au préalable entre SDM et le demandeur.

La confirmation et la préparation de la collecte

Après acceptation du gisement par SDM et obtention de l’autorisation de cession, SDM convient avec le client du mobilier retenu, du lieu, de la date et des modalités de collecte.

Pour les opérations acceptées dans le cadre du dispositif UGAP / SDM, les frais de transport et de logistique de reprise sont pris en charge par SDM.

Le mobilier doit être accessible et préparé selon les modalités convenues. Les éventuelles opérations de désinstallation, de tri ou de manutention particulière sont définies avec SDM avant l’intervention.

Le mobilier doit être remis vide de tout contenu : documents, archives, fournitures, effets personnels ou autres objets. Le client vérifie avant la collecte qu’aucun document confidentiel ni aucune donnée sensible ne reste dans les meubles. Le retrait et la conservation de ces contenus incombent au client ; leur collecte, leur archivage ou leur destruction ne font pas partie du service. SDM peut reporter ou refuser l’enlèvement d’un meuble qui n’a pas été vidé. Cette obligation du client ne décharge pas SDM ou son prestataire de leurs responsabilités propres dans l’exécution de l’intervention.

Le demandeur signale tout changement concernant le mobilier, les quantités, son état ou les conditions d’accès. Aucun déplacement, dépôt ou enlèvement ne doit être organisé sur la seule base de l’envoi du formulaire.

La remise du mobilier et sa traçabilité

La déclaration du gisement ne transfère pas la propriété du mobilier à SDM. La cession est formalisée par un document identifiant le propriétaire, SDM, le mobilier concerné et les conditions de son transfert.

Lors de la collecte, un bon d’enlèvement ou un procès-verbal de remise est établi et validé par les représentants habilités des parties. Il précise la référence de la demande, la date, le lieu, les types de mobilier et les quantités effectivement repris, ainsi que les éventuelles réserves. Une copie est remise au client.

Dans le cadre de cette collecte pour réemploi, SDM peut refuser avant chargement un meuble présentant une différence importante avec les informations déclarées, un état ne permettant pas son réemploi même après les opérations de reconditionnement envisagées, ou un risque ne permettant pas une intervention en sécurité avec les moyens prévus. Le meuble refusé n’est pas enlevé : il reste la propriété du client et sous sa garde. Le refus et son motif sont consignés dans le bon d’enlèvement ou le procès-verbal de remise. Les quantités effectivement reprises sont distinguées des quantités refusées. Cette faculté de refus s’exerce sous réserve des obligations légales de reprise mentionnées à l’article 8.

Le transfert de propriété intervient selon les modalités indiquées dans le document de cession.

Le mobilier collecté est orienté vers la filière de reconditionnement de SDM, qui assure la traçabilité des flux et des opérations réalisées. Des éléments de bilan peuvent être communiqués au client et à l’UGAP, notamment sur les volumes collectés et leur devenir. L’acceptation d’un gisement ne garantit pas le réemploi de chaque meuble.

Si, après collecte et diagnostic, certains meubles ou composants ne peuvent pas être réemployés ou reconditionnés, SDM les oriente vers une filière de traitement adaptée, en privilégiant le recyclage, puis les autres formes de valorisation, dans le respect de la réglementation sur les déchets. L’élimination n’est envisagée que lorsque les solutions prioritaires ne sont pas adaptées, conformément à cette réglementation. SDM peut notamment recourir à la filière de responsabilité élargie du producteur des éléments d’ameublement. Elle assure la traçabilité des flux concernés et conserve les justificatifs de prise en charge disponibles auprès des opérateurs.

Le suivi et l’annulation de la demande

Le lien personnel reçu par e-mail permet de consulter la demande et de l’annuler tant que la reprise n’est pas terminée. Ce lien doit être conservé de manière confidentielle, car il donne accès aux informations du dossier.

Si une collecte est déjà programmée, le demandeur prévient également l’équipe SDM chargée du dossier afin d’éviter un déplacement inutile.

La référence de la demande doit être rappelée dans les échanges avec SDM.

Les obligations légales de reprise

Le présent service organise une collecte volontaire destinée au réemploi. Il est distinct des reprises gratuites que la réglementation impose, dans certaines situations, aux distributeurs de mobilier, notamment lors d’un achat de mobilier équivalent (reprise dite « 1 pour 1 »).

Lorsqu’un client bénéficie d’un droit à une reprise légale gratuite, ce droit reste applicable même si son mobilier représente 20 m³ ou moins ou n’est pas réemployable. Les conditions du présent service ne peuvent pas servir à refuser une reprise légalement obligatoire ; celle-ci est examinée selon ses propres règles. De même, le périmètre géographique du présent service ne modifie pas les obligations légales éventuellement applicables au distributeur.

Pour une demande de reprise liée à un achat, le demandeur précise la référence de commande afin que SDM puisse identifier le cadre applicable.

L’accompagnement de la collecte et les responsabilités

Le client désigne un représentant habilité de l’établissement pour accompagner la collecte. Ce représentant, ou son remplaçant préalablement signalé à SDM, est présent à l’accueil des équipes et lors de la validation de la remise. Il reste joignable et disponible pendant l’intervention. Une présence continue peut être convenue au préalable lorsque les contraintes du site le nécessitent. Il donne accès aux locaux, identifie le mobilier autorisé à la cession, confirme les meubles effectivement remis et signe le bon d’enlèvement ou le procès-verbal de remise.

L’établissement veille à l’exactitude des informations transmises, signale toute évolution connue et assure l’accessibilité du mobilier aux date et heure convenues.

SDM ou son prestataire organise les opérations de manutention et de chargement selon les modalités convenues et assure la sécurité des opérations relevant de son intervention. La présence du représentant du client ne lui transfère pas la direction de ces opérations. Chaque partie demeure responsable des obligations qui lui incombent.